社労士業務のデジタル化を推進するueHaRa 社会保険労務士法人様では、Excel や Access に依存していた業務管理をサイボウズ社の kintone へ集約しました。その結果、日報入力にかかる時間は1日30分から5〜10分程度まで短縮され、これまで毎月数時間かかっていた集計作業も自動化されました。

スケジュール、タスク、工数といった業務情報を一つのツールで管理することで、業務の効率化と情報共有の強化を実現しています。 今回は導入の背景から現在の活用状況、そして今後の展望についてお話を伺いました。

以前はExcel や Access を使ってスケジュールや工数の管理を行っていました。しかし、それらの仕組みを構築していた担当者が退職したことで、システムの内容が分からない状態となり、改善や修正ができない状況になっていました。

また、Google カレンダーによる予定管理も併用していましたが、顧客ごとの作業時間や担当者ごとの工数を正確に把握することは難しく、予定と実績が別々のツールで管理されていることに課題を感じていました。

社労士向けのパッケージソフトの導入も検討しましたが、既製品では自社の業務フローに合わせたカスタマイズが難しいという問題がありました。

「自分たちの業務に合ったシステムを作りたい」と考えていた中で、以前からパソコン保守などで付き合いのあったOSPさんへ相談しました。

専門部署による伴走型の支援を受けながら、必要な業務を一つずつアプリとして構築できる点に魅力を感じ、kintone(キントーン) の導入を決めました。

現在は約20名の組織で kintone を活用しています。スケジュールと工数を同じ画面で入力できるようにしたことで、予定と実績の管理が一体化しました。

毎朝の朝礼では、kintone の画面を見ながら前日の振り返りと当日の予定を共有する運用を行っており、業務状況を組織全体で把握できるようになっています。

また、算定基礎や年度更新など、特定の時期に集中する業務についてもタスクとして管理しています。

「やるべきことが一覧化され、完了したら消し込む」というシンプルな運用により、複数名でのチーム対応がスムーズに行えるようになりました。

顧客契約管理アプリで「算定」にチェックを入れると、算定基礎届アプリに対象顧客のタスクが自動生成されます。担当者は生成されたタスクに沿って作業を進め、完了後に消し込みを行うという流れで業務を管理しています。

kintone 導入により、業務効率の向上や情報共有の強化など、さまざまな効果が生まれました。

• ・作業効率の向上
  スケジュールと工数の入力作業は、以前の1日30分から現在は5〜10分程度まで短縮され、日々の業務負担が大きく軽減されました。
• ・管理コストの削減
  以前は上原様が毎月3〜5時間かけて行っていたデータの集計やグラフ作成が、kintone 上で自動化。誰でもリアルタイムに分析データを確認できるようになり、集計作業の手間がなくなりました。
• ・組織への浸透
  一つのツールで様々な業務が完結するため操作方法が分かりやすく、機械操作が苦手な職員でもスムーズに利用できるようになりました。
• ・ペーパーレス化とデータの蓄積
  これまで紙でやり取りしていた業務依頼書を電子化。スキャンや廃棄の手間、用紙代の削減につながるとともに、業務データを蓄積できるようになりました。

社内にシステム担当者がいない私どもにとって、外部の専門家に相談できる体制は大きな安心感につながっています。

kintone は一度作って終わりではなく、運用を続ける中で「もっとこうしたい」という要望が生まれます。OSP さんとの定期ミーティングを通じて、現場の声を反映しながらシステム改善を続けています。

ファイル添付の使い方の改善やステータス変更の自動化など、日々の業務に合わせて機能を調整できることが、伴走型支援の大きな魅力となっています。

今後は、kintone に蓄積された業務データを活用し、顧客への情報提供やサービス改善の提案につなげていくことを考えています。

また、業務の見える化をさらに進めることで、急な欠勤があった場合でもチームでカバーできる体制や、リモートワークにも対応できる働き方を実現していきたいと考えています。